Irodai nyomtató-választás lépésről lépésre – döntéshozóknak

Az irodai nyomtató kiválasztása komolyabb döntés, mint elsőre gondolnánk. A megfelelő készülék kiválasztása hosszú távon befolyásolja a hatékonyságot, a költségeket és a mindennapi munkát. Cikkünkben bemutatjuk, milyen szempontokat érdemes figyelembe venni a tudatos döntéshez.

Nyomtatási mennyiség és költségek tervezése

Az irodai nyomtató választás egyik legfontosabb lépése, hogy a cég pontosan felmérje a saját nyomtatási igényeit. Nem mindegy, hogy napi pár tucat vagy akár több száz dokumentum kerül kinyomtatásra, hiszen ez meghatározza a készülék teljesítményét és hosszú távú fenntartási költségeit is.

A döntéshozóknak érdemes figyelembe venni:

• a havi nyomtatási mennyiséget (oldalszámot),
• a színes és fekete-fehér dokumentumok arányát,
• valamint a kellékanyagok – például tonerek és tintapatronok – elérhetőségét és árát.

Gyakori hiba, hogy a vállalatok kizárólag az eszköz vételárát nézik, miközben a hosszú távú üzemeltetési költségek akár többszörösen meghaladhatják a kezdeti befektetést. Érdemes tehát olyan készüléket választani, amely alacsony lapköltséggel dolgozik, energiatakarékos üzemmóddal rendelkezik, és könnyen karbantartható.

A költségek optimalizálásában segíthet a nyomtatóbérlés is: így a vállalat fix havidíjért használhat modern, megbízható eszközt, elkerülve a nagy egyszeri beruházásokat.

Multifunkciós eszközök előnyei

A mai irodákban az idő, a hatékonyság és a rugalmasság kulcsfontosságú tényezők. A multifunkciós nyomtatók olyan komplex irodai megoldások, amelyek egyetlen készülékben egyesítik a nyomtatás, másolás, szkennelés és faxolás funkcióit. Ez egyrészt a munkaszervezést egyszerűsíti, másrészt jelentősen csökkenti a helyigényt és az üzemeltetési költségeket is, hiszen több eszköz helyett elegendő egyetlen, jól konfigurált berendezést fenntartani.

Ezek a készülékek ideálisak:

• közös irodai használatra, ahol több munkatárs is hozzáfér ugyanahhoz a nyomtatóhoz,
• olyan környezetben, ahol gyors digitalizálásra és dokumentum-megosztásra van szükség,
• illetve ott, ahol kiemelt szempont a központi adatkezelés, a biztonság és a nyomon követhetőség.

A modern multifunkciós eszközök sok esetben már felhőalapú szolgáltatásokhoz is kapcsolódnak, így a dokumentumok közvetlenül menthetők vállalati tárhelyre, e-mailbe vagy akár online mappákba. Ez különösen hasznos távmunka vagy több telephelyes működés esetén, hiszen a dolgozók bárhonnan hozzáférhetnek a szükséges fájlokhoz.

A korszerű modellek hálózatra köthetők, így több felhasználó is elérheti őket egyszerre, akár külön jogosultsági szintekkel és felhasználói azonosítókkal. Ez kényelmes és adatbiztonsági szempontból is előnyös, mivel pontosan nyomon követhető, ki és mikor használta a készüléket.

Egy jól beállított multifunkciós rendszer kvázi egy teljes dokumentumkezelő központ, amely időt, energiát és pénzt takarít meg a vállalatnak, miközben hatékonyabbá és átláthatóbbá teszi a mindennapi irodai munkát.

Energiahatékonyság és fenntarthatóság

A fenntarthatóság ma már gazdasági kérdéseket is felvet. Az energiatakarékos irodai nyomtató-választás hosszú távon jelentős költségmegtakarítást eredményezhet. Az ENERGY STAR vagy hasonló minősítéssel rendelkező eszközök automatikus energiatakarékos módot kínálnak, ami csökkenti az áramfogyasztást, és kíméli a készüléket.

Emellett fontos a papírfelhasználás mérséklése is. A kétoldalas (duplex) nyomtatási funkcióval a cégek akár 40–50%-kal is csökkenthetik a papírfelhasználást. A digitális archiválás és a felhőalapú dokumentumkezelés pedig további lehetőséget nyújt az erőforrások takarékos felhasználására.

Szerviz- és bérleti lehetőségek figyelembevétele

Egy új nyomtató vásárlásánál sokszor háttérbe szorul, pedig rendkívül fontos szempont a szervizháttér és a karbantartási lehetőség. Egy meghibásodott készülék napokra, akár hetekre is lelassíthatja az irodai munkát, ezért elengedhetetlen, hogy a vállalat megbízható, gyorsan reagáló partnerrel dolgozzon. A jól működő szervizháttér biztosítja, hogy a hibák elhárítása ne okozzon leállást vagy termelékenység-csökkenést, ami különösen fontos nagyobb irodai környezetben.

Teljes körű nyomtatóüzemeltetés a Totál-Print Kft.-től

A Totál-Print Kft. nemcsak nyomtatók értékesítésével, hanem teljes körű bérleti és szervizszolgáltatással is támogatja ügyfeleit. A bérleti konstrukciók rugalmasak, a cég igényeire szabhatók, és magukban foglalják a karbantartást, a szervizelést, sőt gyakran a kellékanyag-utánpótlást is. Ennek köszönhetően a vállalkozások kiszámítható havi költségek mellett, folyamatosan üzemképes, korszerű, új nyomtatókat használhatnak. A Totál-Print Kft. szakemberei gyorsan reagálnak a hibákra, így elkerülhetők a hosszabb leállások, és a mindennapi munkafolyamatok zavartalanul folytatódhatnak.