A dolgozói költségelszámolás leghatékonyabb módja
Az alkalmazottként foglalkoztatott munkatársak gyakran kerülhetnek olyan helyzetbe, amikor egy költséget először ők fizetnek ki, majd ezt a munkáltató cég később kifizeti nekik. Ez jellemzően egy olyan folyamat, amit nem szeretnek sem a dolgozók, sem a pénzügyekkel foglalkozó adminisztrációs munkatársak.
Most azonban jó hírünk van: létezik egy olyan rendszer, amellyel ez a kevésbé kedvelt munkafolyamat precízen, gyorsan és egyszerűen elvégezhető.
Konfliktusok és kellemetlen beszélgetések
A Best - T.A.G. - a költségelszámolások szakértője ezt a problémát oldotta meg egy új elszámolási módszerrel, amelyet bárki számára hozzáférhetővé tettek.
Az új módszer lehetővé teszi, hogy a korábbi konfliktusos helyzetek végleg megszűnjenek. A cégek HR-es és pénzügyes munkatársai számára minden hónap végén komoly problémát jelent az, hogy mindenki időben leadja a számlákat, hiszen amíg ezek nem érkeznek meg, nem tudják lezárni az adott hónapot.
Ugyanígy a könyvelők is rettegve várják a hónap végét, mivel ők sem tudják a munkájukat végezni, amíg a partnereik nem szolgáltatnak adatot. Megkezdődik egy ördögi kör, ami a munkafolyamat minden szereplőjét stresszeli.
A megoldás: egy szórakoztató telefonos alkalmazás
A megoldást egy új telefonos applikáció jelenti, amelynek segítségével szórakoztató módon végezhetik az elszámolásokkal járó munkát a munkatársak.
Az alkalmazás segítségével még az igazán rossz minőségű, gyűrött számlákról is kiváló fotó készíthető. Ezzel persze még nem mentesülünk minden munka alól, de az applikáció segít azzal, hogy felismeri és rögzíti a számla szinte minden adatát.
Ezt követően a program megkérdezi, milyen költségként szeretnénk elszámolni a számlát, és a válasz alapján ellátja a bejegyzést a szükséges plusz információkkal.
Biztonság és hatékonyság
Az alkalmazás akár arcfelismeréssel is azonosítani tudja a munkatársakat, így egyrészt biztonságos, másrészt pedig pontosan tudja azt is, kinek kell még esetleg továbbítani a beszkennelt dokumentumot. Ha jóváhagyásra van szükség, úgy továbbítja, hogy közben már elő is készítette a könyvelésre.
Mindezzel pedig nagyon gyors, egyszerű és hatékony lesz a költségek elszámolása, hiszen a gyors ellenőrzést követően már könyvelhető is lesz az adott tétel.
Mennyi időt takarít meg ez az új alkalmazás?
A legrövidebben úgy fogalmazhatnánk meg, hogy: sokat. Egy-egy számla három szinten jelenhet meg: a költségelszámolónál, a jóváhagyónál és a könyvelőnél. Minden egyes szinten egy, legfeljebb két percet vehet igénybe a munkafolyamat, így a hosszadalmas, olykor többkörös műveleteket végleg elfelejthetjük.
Milyen költségek elszámolására alkalmas a mobilapplikáció?
Mindenféle költség elszámolása elvégezhető vele. A legáltalánosabban előforduló költségek:
- Külföldi és belföldi kiküldetéssel kapcsolatos költségek.
- Home office vagy távmunka kapcsán felmerülő költségek.
- Munkába járási költségek.
Láthatjuk tehát, hogy a digitalizáció nyújtotta lehetőségeket a cégek működésének mindennapjaiban is hatékonyan használhatjuk ki.
